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如何建立采購與付款內部會計控制
發布時間: 2012-08-30 作者:財務部 石勝蓮

      采購與付款內部會計控制的要點如下:

       1、采購業務必須經過請購、批準、訂貨(或采購)、驗收、貨款結算等環節。采購業務的全過程不得由一個部門完全辦理,相關部門之間應該相互牽制。

       2、計劃部門應該根據生產經營的需要,依據公司的一般授權(制度授權)與特別授權,向采購部門發出采購通知單。采購通知單同時應報送財務部門作為將來付款的依據。

       3、采購部門根據采購通知單,填制訂購單,訂購單應正確填寫所需物品的名稱、規格、數量、價格、時間、廠商名稱和地址等,預先預以編號,并經授權的采購員簽字。訂購單同時應至送倉儲部門作為將來驗收的依據。

       4、物資的采購,要盡可能與供應公司簽訂合同。重大合同應提請財務部門會簽。合同一經簽訂,必須及時將合同副本送財務部備案。

       5、批量物資采購,應采取競價方式確定供應商,以保證供貨的質量、及時性和經濟性。

       6、采購物資到達之后,采購部門要及時通知倉儲部門驗收入庫。倉儲門部要嚴格按訂購單上要求的名稱、規格、數量、質量、到貨時間等進行驗收。

       7、物資驗收后,倉儲部門應填制單,驗收單應及時送交財務部門進行記賬。

       8、對采購業務進行財務監督與付款,是財務部門的職責。財務部門應該根據采購通知單、采購合同、驗收單等有效的付款文件,確認負債或支付貨款。在確認負債或支付貨款之前 應進行以下檢查:(1)與采購有關的原始憑證(如采購通知單、采購合同、訂購單、驗收單、發票、貨運文件等)是否齊全、是否合法。(2)相關憑證(如合同、驗收單、訂購單、發票、貨運文件等)的內容是否一致;如不一致,應了解原因。(3)是否有公司負責人批準簽字的付款通知單。(4)其他有關人員在單證上的簽字是否齊全。發票的折扣是否與合同要求相符;采購數量、價格、加總合計、稅金的計算是否正確。

       9、除了不足轉賬起點金額的采購可以支付現金外,購貨款必須通過銀行辦理轉賬。任何部門和個人不得以任何借口,以現金或現金支票支付貨款。

      10、財務部門應及時取得供貨商對賬單,并定期與應付賬款明細賬相核對。如有差異,就查明有因,及時處理。

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